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企業(yè)管理活動中，會務(wù)管理是很重要的一部分。如何做好會議紀(jì)要并非是件易事。以下是筆者結(jié)合自身的理解與提煉，整理如何做好一份會議紀(jì)要的要點(diǎn)，并以管理心得的形式呈現(xiàn)，但愿對職場中有需求的人給予一些幫助。

01會議紀(jì)要作用與目的

會議記錄就是把會議的基本情況、報(bào)告、發(fā)言、決議等內(nèi)容記錄下來，它是在會議過程中，把會議的組織情況和具體內(nèi)容如實(shí)地記錄呈現(xiàn)。會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項(xiàng)，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于眾的具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文件，是會議記錄的延伸與升級。

會議紀(jì)要的目的首先是需要相關(guān)部門貫徹執(zhí)行，進(jìn)一步跟進(jìn)與督導(dǎo)工作具有指導(dǎo)性的會務(wù)文件；其次是幫助今后了解情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的重要材料。

02會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別

會議紀(jì)要高于會議記錄。

會議記錄是流水賬式地記錄會上所有參會人的觀點(diǎn)。會議紀(jì)要是提煉與濃縮的，格式上是對會議的基本要素如會議時間、地點(diǎn)、參會人、主持人等做簡要記錄，然后以會議做出的若干決定和決策為主線分別展開，大多數(shù)情況無需備注具體人員提出的意見情況，只側(cè)重結(jié)論；即便有分歧意見，也不呈現(xiàn)姓名。會議紀(jì)要一般以“會議要求”、“大會要求”等特殊性的稱謂要求。

會議紀(jì)要比會議記錄更重要。

會議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，僅存檔用的，會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要是法定行政公文，只記要點(diǎn)，通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。

所以，部門內(nèi)部一般是以會議記錄的形式呈現(xiàn)，而跨部門的會議一般是以會議紀(jì)要的形式呈現(xiàn)，會議紀(jì)要比會議記錄更重要。企業(yè)管理具體是呈現(xiàn)會議記錄還是紀(jì)要視具體情況而定。

03會議紀(jì)要的主流程

一份完整的會議紀(jì)要，要求會議做到以下幾點(diǎn)：

① 會前準(zhǔn)備。包括提前了解會議主題、與會人員、會議主持人等，以備提前做好相關(guān)準(zhǔn)備。

② 會中注意記錄要點(diǎn)。會議的要點(diǎn)即重點(diǎn)，包括會議決議、討論議題、以及重要與會人員的發(fā)言。特別是重要人員的發(fā)言的記錄是難點(diǎn)。如果有多人發(fā)言，則要把發(fā)言人的名字寫在前，并按發(fā)言先后順序記錄，記錄時要掌握發(fā)言的質(zhì)量，重點(diǎn)要詳細(xì)，重復(fù)的可略記，但如果是決議、建議、問題或發(fā)言人的觀點(diǎn)要記錄具體詳細(xì)。

③ 會后即時整理會議紀(jì)要。會后的兩小時快速呈現(xiàn)會議紀(jì)要，這一點(diǎn)非重要。不僅是因?yàn)闀蠊ぷ鞫綄?dǎo)跟進(jìn)要求，更重要的是會后兩小時的記憶是較佳的。

▲附示例圖：企業(yè)常用的會議紀(jì)要格式模版

會議記錄的格式：

會議記錄的格式分為會議記錄表頭、會議記錄主體、會議審閱簽名三個部分。

記錄表頭的內(nèi)容有：

① 會議主題；

② 會議時間、地點(diǎn)、與會人員、會議主持人、會議記錄人；

③ 列席人員簽到，缺席人員備注；

④ 會議記錄人簽名與審核人簽名；

會議記錄要求：

做好一份會議記錄，主要要求幾點(diǎn)：

記錄快速高效：速記是做好會議記錄的基本要求，信息量大的會議可用錄音筆，會后整理。

內(nèi)容反映真實(shí)：紀(jì)實(shí)是會議記錄最重要特性, 不得添加記錄者的主張，不得斷章取義，尤其是會議決定之類的東西。

語言條理清晰：書寫清楚，記錄要有條理。

突出會議重點(diǎn)：

① 會議記錄突出的重點(diǎn)包括：

② 會議領(lǐng)導(dǎo)的言論或提出的要求；

③ 會議主題展開的有關(guān)討論議題；

④ 會議爭論的焦點(diǎn)；

⑤ 會議開始和結(jié)束前的總結(jié)概括；

⑥ 會議已經(jīng)決議的或議而未決的事項(xiàng)；

以上要求僅是一份會議紀(jì)要的基本要求，要做好一份好的會議紀(jì)要遠(yuǎn)不止這些，它還要與記錄人員的語言組織與表達(dá)能力，避免會議紀(jì)要不出現(xiàn)模糊不清的表達(dá)，如比用詞表時間的“下周一”、“明天”、“2/3”等，并盡量避免口語化的表達(dá)呈現(xiàn)。唯有如此，并多配合以實(shí)際鍛煉，才能把會議紀(jì)要做得更專業(yè)、更優(yōu)秀。